Lista de asistentes de una feria: fuentes legales para crearla

Todos los equipos que preparan una feria se hacen la misma pregunta: ¿podemos conseguir la lista de asistentes de la feria comercial? Normalmente la respuesta es no, al menos no en forma de una única hoja de cálculo. Pero puedes crear una lista sólida de quién estará allí a partir de fuentes públicas, permitidas o que ya son tuyas, y acabarás con mejores datos que cualquier cosa que pudieras comprar.

Por qué no existe una única lista de asistentes

Los organizadores tienen los datos de inscripción y, en la mayoría de los casos, no pueden cedérselos a los expositores sin el consentimiento de los asistentes. Las leyes de privacidad, como el RGPD, y las propias condiciones del organizador limitan lo que pueden compartir.

Por eso deberían preocuparte las ofertas para venderte "la lista completa de asistentes" de una feria. Si el organizador no la ha facilitado, alguien la ha sacado de algún sitio. Los datos suelen ser antiguos, inventados o copiados de otro evento, y usarlos pone en riesgo tu reputación como remitente y a tu empresa.

El mejor enfoque es montar tu lista a partir de varias fuentes legales y aceptar que será parcial. Una lista enfocada de 80 personas que sabes que son relevantes vale más que 8.000 nombres de origen desconocido.

Siete fuentes legales

1. Directorios públicos de expositores y planos del recinto

La mayoría de las ferias publican un directorio de expositores y un plano interactivo del recinto. Te dicen qué empresas estarán allí, a menudo con número de stand, categoría y una breve descripción.

Úsalos para encontrar cuentas objetivo, socios y competidores. Los expositores también son compradores. Muchas empresas presentes en la feria venden al mismo sector que tú, y algunas de ellas son tus clientes ideales.

2. Páginas de ponentes

Las páginas de ponentes y del programa incluyen nombres, cargos y empresas. Los ponentes son públicos por definición, y su sesión te da un motivo natural para contactarlos. Apunta la hora de la sesión, porque es un buen punto de anclaje para un hueco de reunión.

3. Listas de patrocinadores

Los patrocinadores invierten mucho en el evento, así que estarán presentes en gran número. Los niveles de patrocinio también dan pistas sobre qué empresas tienen presupuesto para tu categoría. Trata a los patrocinadores como a los expositores: investiga la empresa y después encuentra a la persona adecuada por tus canales habituales.

4. La app del evento, con tu propia sesión

Muchos eventos tienen una app o plataforma oficial en la que los asistentes inscritos pueden verse entre sí y solicitar reuniones. Si estás inscrito, puedes explorarla con tu propia sesión, dentro de las condiciones de la plataforma, y enviar solicitudes de reunión con sus propias herramientas.

Mantenlo personal. El vendedor mira, el vendedor decide, el vendedor envía. Herramientas como Hallway incluyen una extensión del navegador, Clipper, que permite a un vendedor marcar a las personas que encuentra en la app del evento con su propia sesión iniciada, para que esos nombres pasen a la lista de objetivos sin copiar datos a mano.

5. Listas opt-in del organizador en los paquetes para expositores

Algunos organizadores incluyen, como parte de un paquete de patrocinio o de expositor, una lista de asistentes que han aceptado recibir comunicaciones de los expositores. Pregunta a tu contacto en la organización qué incluye, cómo se obtuvo el consentimiento y qué uso está permitido. Lee las condiciones. Algunas solo permiten contactar antes de la feria, otras solo después y otras solo a través del correo del propio organizador.

6. Publicaciones públicas del tipo "nos vemos en…"

En las semanas previas a una feria, la gente publica abiertamente que va a asistir, que es ponente o que organiza algo. Son señales que esas personas han decidido compartir. Léelas, anota las relevantes y contacta personalmente haciendo referencia a la publicación. No las extraigas de forma masiva.

7. Tu CRM

La fuente que más se pasa por alto es la que ya tienes. Filtra tu CRM por cuentas del sector y la región del evento:

• Oportunidades abiertas y negocios estancados.
• Clientes actuales con los que podrías reunirte para ampliar la relación.
• Clientes perdidos con los que merece la pena retomar el contacto.
• Contactos de eventos anteriores que te pidieron seguir en contacto.

Después, crúzalo con el directorio de expositores y las páginas de ponentes. Las coincidencias son la fuente de tus mejores reuniones.

Cómo convertir las fuentes en una sola lista de objetivos

Cada fuente cumple una función distinta. Así se comparan.

Combínalas en una sola lista de objetivos con una columna que indique la fuente de cada registro. Necesitarás esa columna por el RGPD, y te ayuda a ver qué fuentes generan reuniones. Una vez que tengas la lista, nuestra guía sobre cómo conseguir reuniones antes de una feria comercial explica qué hacer con ella, semana a semana.

Qué no hacer

Algunos atajos parecen eficientes y te pasan factura más adelante. Evítalos todos:

• Comprar listas de asistentes obtenidas mediante scraping. Suelen ser inexactas, las personas que aparecen en ellas nunca aceptaron que las contactaran y escribirles puede dañar la reputación de tu dominio.
• Hacer scraping de las apps del evento o de LinkedIn. La extracción masiva suele incumplir las condiciones de las plataformas y puede provocar que te bloqueen las cuentas, lo que además te corta el acceso legítimo.
• Automatizar LinkedIn o la app del evento. Los bots que envían solicitudes de conexión o mensajes por ti incumplen las normas de la mayoría de las plataformas. Cada mensaje debe escribirlo y enviarlo una persona.
• Saltarse los límites de uso o los CAPTCHA. Existen precisamente para impedir los comportamientos anteriores.
• Iniciar sesión en nombre de otra persona. No pidas a compañeros ni a colaboradores externos que compartan sus credenciales de la app del evento, y no uses herramientas que inicien sesión como otra persona.

Si la propuesta de un proveedor depende de alguna de estas prácticas, descártala.

Nociones básicas del RGPD para contactar en eventos

Esto no es asesoramiento jurídico, así que valida tu enfoque con tu equipo de privacidad. Estas son las bases con las que trabajan la mayoría de los equipos B2B en Europa:

• Ten una base legal. Para los contactos B2B, muchos equipos se apoyan en el interés legítimo. Documenta tu razonamiento en una breve evaluación del interés legítimo.
• Sé relevante. Contacta a personas cuyo cargo esté relacionado con lo que ofreces, sobre algo vinculado al evento.
• Recoge solo lo que necesitas. Nombre, empresa, cargo y correo profesional suelen ser suficientes.
• Registra la fuente. Anota de dónde salió cada contacto y cuándo.
• Facilita la baja. Basta con una línea: "Si esto no te interesa, dímelo y no volveré a escribirte". Y después, respétalo.
• Fija una regla de conservación. Elimina los contactos de eventos que no hayan interactuado tras un periodo determinado.
• Revisa las normas locales sobre correo electrónico. Algunos países tienen normas más estrictas sobre el correo no solicitado, incluso a direcciones profesionales.

Para más detalle, lee nuestra guía sobre el RGPD y los leads de eventos.

Lista de comprobación antes de empezar los contactos

• Directorio de expositores y plano del recinto revisados en busca de cuentas objetivo.
• Páginas de ponentes y patrocinadores revisadas.
• App del evento explorada con tu propia sesión, dentro de sus condiciones.
• Consulta al organizador sobre listas opt-in y usos permitidos.
• Publicaciones públicas anotadas una a una, no extraídas mediante scraping.
• CRM filtrado y cruzado con los expositores.
• Fuente registrada para cada contacto.
• Ninguna lista comprada u obtenida mediante scraping en el archivo.
• Texto para darse de baja preparado para cada mensaje.

Una lista creada así es más pequeña. También es precisa, defendible y está llena de personas que tienen un motivo para reunirse contigo.

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Puedes empezar una prueba gratuita de 14 días de Hallway y crear la lista de objetivos de tu próximo evento a partir de estas fuentes. Si quieres que nos encarguemos de la lista y de los contactos por ti, consulta el servicio llave en mano.