Teilnehmerliste Messe: rechtssichere Quellen für Ihre Liste

Jedes Team, das eine Messe plant, stellt dieselbe Frage: Bekommen wir die Teilnehmerliste der Messe? Meistens lautet die Antwort Nein – zumindest nicht als eine einzige Tabelle. Sie können aber aus Quellen, die öffentlich, zulässig oder bereits in Ihrem Besitz sind, eine starke Liste der Personen zusammenstellen, die vor Ort sein werden. Und am Ende haben Sie bessere Daten als alles, was Sie kaufen könnten.

Warum es keine einzelne Teilnehmerliste gibt

Veranstalter verfügen über die Registrierungsdaten und dürfen sie in den meisten Fällen nicht ohne Einwilligung der Besucher an Aussteller weitergeben. Datenschutzgesetze wie die DSGVO und die eigenen Bedingungen des Veranstalters begrenzen, was geteilt werden darf.

Deshalb sollten Sie Angebote, Ihnen „die vollständige Teilnehmerliste“ einer Messe zu verkaufen, skeptisch machen. Wenn der Veranstalter sie nicht bereitgestellt hat, hat jemand sie sich irgendwoher beschafft. Die Daten sind oft veraltet, geraten oder von einem anderen Event kopiert, und ihre Nutzung gefährdet Ihre Absenderreputation und Ihr Unternehmen.

Besser ist es, Ihre Liste aus mehreren rechtmäßigen Quellen zusammenzustellen und zu akzeptieren, dass sie unvollständig bleibt. Eine fokussierte Liste mit 80 Personen, von denen Sie wissen, dass sie relevant sind, schlägt 8.000 Namen unbekannter Herkunft.

Sieben rechtmäßige Quellen

1. Öffentliche Ausstellerverzeichnisse und Hallenpläne

Die meisten Messen veröffentlichen ein Ausstellerverzeichnis und einen interaktiven Hallenplan. Daraus erfahren Sie, welche Unternehmen vor Ort sein werden, oft mit Standnummern, Kategorien und Kurzbeschreibungen.

Nutzen Sie diese Informationen, um Ziel-Accounts, Partner und Wettbewerber zu finden. Aussteller sind auch Einkäufer. Viele Unternehmen in den Hallen verkaufen an dieselbe Branche wie Sie, und manche von ihnen sind Ihre idealen Kunden.

2. Speaker-Seiten

Speaker- und Agenda-Seiten führen Namen, Positionen und Unternehmen auf. Speaker sind bewusst öffentlich sichtbar, und ihre Session liefert Ihnen einen natürlichen Anlass zur Kontaktaufnahme. Notieren Sie die Uhrzeit der Session, denn sie ist ein guter Ankerpunkt für einen Terminslot.

3. Sponsorenlisten

Sponsoren investieren viel in das Event und sind deshalb mit großer Mannschaft vor Ort. Die Sponsoring-Stufen geben außerdem Hinweise darauf, welche Unternehmen Budget für Ihre Kategorie haben. Behandeln Sie Sponsoren wie Aussteller: Recherchieren Sie das Unternehmen und finden Sie dann über Ihre üblichen Kanäle die richtige Ansprechperson.

4. Die Event-App, mit Ihrem eigenen Konto

Viele Events haben eine offizielle App oder Plattform, auf der registrierte Teilnehmer einander sehen und Termine anfragen können. Wenn Sie registriert sind, können Sie sie mit Ihrem eigenen Konto durchsuchen – im Rahmen der Nutzungsbedingungen der Plattform – und über deren eigene Funktionen Terminanfragen senden.

Bleiben Sie dabei persönlich. Der Vertriebsmitarbeiter sieht sich die Profile an, der Vertriebsmitarbeiter entscheidet, der Vertriebsmitarbeiter sendet. Tools wie Hallway enthalten eine Browser-Erweiterung, den Clipper, mit der ein Vertriebsmitarbeiter Personen markieren kann, die er in der Event-App findet, während er mit seinem eigenen Konto angemeldet ist. So landen diese Namen auf der Shortlist, ohne dass Daten von Hand kopiert werden müssen.

5. Opt-in-Listen des Veranstalters in Ausstellerpaketen

Manche Veranstalter stellen als Teil eines Sponsoring- oder Ausstellerpakets eine Liste von Besuchern bereit, die eingewilligt haben, von Ausstellern kontaktiert zu werden. Fragen Sie Ihre Ansprechperson beim Veranstalter, was enthalten ist, wie die Einwilligung eingeholt wurde und welche Nutzung erlaubt ist. Lesen Sie die Bedingungen. Manche erlauben nur die Kontaktaufnahme vor der Messe, manche nur danach, manche nur über die eigenen E-Mails des Veranstalters.

6. Öffentliche Posts nach dem Motto „Wir sehen uns auf …“

In den Wochen vor einer Messe posten Menschen öffentlich, dass sie teilnehmen, sprechen oder etwas ausrichten. Das sind Signale, die sie bewusst teilen. Lesen Sie sie, notieren Sie die relevanten und nehmen Sie persönlich Kontakt auf, mit Bezug auf den Post. Scrapen Sie sie nicht massenhaft.

7. Ihr CRM

Die am häufigsten übersehene Quelle ist die, die Ihnen bereits gehört. Filtern Sie Ihr CRM nach Accounts aus der Branche und Region des Events:

• Offene Opportunities und ins Stocken geratene Deals.
• Bestandskunden, mit denen Sie sich über eine Ausweitung der Zusammenarbeit treffen könnten.
• Abgewanderte Kunden, bei denen sich eine erneute Kontaktaufnahme lohnt.
• Kontakte aus früheren Events, die darum gebeten haben, in Verbindung zu bleiben.

Gleichen Sie das Ergebnis anschließend mit dem Ausstellerverzeichnis und den Speaker-Seiten ab. Aus den Überschneidungen entstehen Ihre besten Termine.

Aus den Quellen eine Shortlist machen

Jede Quelle hat eine andere Aufgabe. So schneiden sie im Vergleich ab.

Führen Sie alles in einer Shortlist zusammen, mit einer Spalte für die Quelle jedes Datensatzes. Diese Spalte brauchen Sie für die DSGVO, und sie zeigt Ihnen, welche Quellen Termine hervorbringen. Sobald Sie die Liste haben, erklärt unser Leitfaden dazu, wie Sie Termine vor einer Messe vereinbaren, Woche für Woche, was Sie damit tun.

Was Sie nicht tun sollten

Manche Abkürzungen wirken effizient und rächen sich später. Vermeiden Sie all diese:

• Gescrapte Teilnehmerlisten kaufen. Sie sind oft ungenau, die Personen darauf haben einer Kontaktaufnahme nie zugestimmt, und der Versand an sie kann der Reputation Ihrer Domain schaden.
• Event-Apps oder LinkedIn scrapen. Massenhaftes Auslesen verstößt in der Regel gegen die Nutzungsbedingungen der Plattformen und kann zur Sperrung Ihrer Konten führen – womit auch Ihr legitimer Zugang verloren geht.
• Automatisierung auf LinkedIn oder in der Event-App. Bots, die für Sie Kontaktanfragen oder Nachrichten senden, verstoßen gegen die Regeln der meisten Plattformen. Jede Nachricht sollte von einem Menschen geschrieben und gesendet werden.
• Rate Limits oder CAPTCHAs umgehen. Sie existieren, um genau das oben beschriebene Verhalten zu verhindern.
• Sich im Namen anderer anmelden. Bitten Sie Kollegen oder Dienstleister nicht, Zugangsdaten zur Event-App zu teilen, und verwenden Sie keine Tools, die sich als jemand anderes anmelden.

Wenn das Angebot eines Anbieters auf einem dieser Punkte beruht, lassen Sie die Finger davon.

DSGVO-Grundlagen für die Ansprache rund um Events

Dies ist keine Rechtsberatung, stimmen Sie Ihr Vorgehen daher mit Ihrem Datenschutzteam ab. Die Grundlagen, mit denen die meisten B2B-Teams in Europa arbeiten:

• Sorgen Sie für eine Rechtsgrundlage. Für die B2B-Ansprache stützen sich viele Teams auf das berechtigte Interesse. Dokumentieren Sie Ihre Begründung in einer kurzen Interessenabwägung.
• Bleiben Sie relevant. Kontaktieren Sie Personen, deren Rolle mit Ihrem Angebot zusammenhängt, und zwar zu einem Thema mit Bezug zum Event.
• Erheben Sie nur, was Sie brauchen. Name, Unternehmen, Rolle und geschäftliche E-Mail-Adresse reichen in der Regel aus.
• Dokumentieren Sie die Quelle. Notieren Sie, woher jeder Kontakt stammt und wann.
• Machen Sie die Abmeldung einfach. Eine Zeile genügt: „Falls das für Sie nicht relevant ist, sagen Sie mir Bescheid, dann melde ich mich nicht mehr.“ Und halten Sie sich daran.
• Legen Sie eine Aufbewahrungsregel fest. Entfernen Sie Event-Kontakte, die nach einem festgelegten Zeitraum nicht reagiert haben.
• Prüfen Sie lokale E-Mail-Vorschriften. Manche Länder haben strengere Regeln für unerwünschte E-Mails, selbst an geschäftliche Adressen.

Mehr Details finden Sie in unserem Leitfaden zu DSGVO und Event-Leads.

Checkliste, bevor Sie mit der Ansprache beginnen

• Ausstellerverzeichnis und Hallenplan auf Ziel-Accounts geprüft.
• Speaker- und Sponsorenseiten durchgesehen.
• Event-App mit dem eigenen Konto durchsucht, im Rahmen ihrer Nutzungsbedingungen.
• Veranstalter nach Opt-in-Listen und erlaubten Nutzungen gefragt.
• Öffentliche Posts einzeln notiert, nicht gescrapt.
• CRM gefiltert und mit den Ausstellern abgeglichen.
• Quelle für jeden Kontakt dokumentiert.
• Keine gekauften oder gescrapten Listen im Datenbestand.
• Formulierung zur Abmeldung für jede Nachricht vorbereitet.

Eine so aufgebaute Liste ist kleiner. Sie ist aber auch korrekt, belastbar und voller Menschen, die einen Grund haben, Sie zu treffen.

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Sie können eine kostenlose 14-tägige Testphase von Hallway starten und Ihre nächste Event-Shortlist aus diesen Quellen aufbauen. Wenn Sie Liste und Ansprache lieber abgeben möchten, werfen Sie einen Blick auf den Done-for-you-Service.