Liste des participants à un salon : les sources légales

Toutes les équipes qui préparent un salon se posent la même question : peut-on obtenir la liste des participants ? En général, la réponse est non, du moins pas sous la forme d'un tableur unique. Mais vous pouvez construire une liste solide des personnes présentes à partir de sources publiques, autorisées ou qui vous appartiennent déjà, et vous obtiendrez de meilleures données que tout ce que vous pourriez acheter.

Pourquoi il n'existe pas de liste unique des participants

Les organisateurs détiennent les données d'inscription et, dans la plupart des cas, ils ne peuvent pas les transmettre aux exposants sans le consentement des participants. Les lois sur la protection des données comme le RGPD, ainsi que les conditions propres à l'organisateur, limitent ce qu'il peut partager.

C'est pourquoi les offres qui vous proposent « la liste complète des participants » d'un salon doivent vous alerter. Si l'organisateur ne l'a pas fournie, quelqu'un l'a récupérée ailleurs. Les données sont souvent anciennes, devinées ou copiées d'un autre événement, et les utiliser met en danger votre réputation d'expéditeur et votre entreprise.

La meilleure approche consiste à assembler votre liste à partir de plusieurs sources légales et à accepter qu'elle soit partielle. Une liste ciblée de 80 personnes dont vous savez qu'elles sont pertinentes vaut mieux que 8 000 noms d'origine inconnue.

Sept sources légales

1. Les annuaires publics d'exposants et les plans du salon

La plupart des salons publient un annuaire des exposants et un plan interactif. Ils vous indiquent quelles entreprises seront présentes, souvent avec les numéros de stand, les catégories et de courtes descriptions.

Servez-vous-en pour repérer vos comptes cibles, vos partenaires et vos concurrents. Les exposants sont aussi des acheteurs. Beaucoup d'entreprises présentes sur le salon vendent au même secteur que vous, et certaines sont vos clients idéaux.

2. Les pages des intervenants

Les pages des intervenants et du programme indiquent les noms, les postes et les entreprises. Les intervenants sont publics par définition, et leur session vous donne une raison naturelle de prendre contact. Notez l'horaire de la session : c'est un bon point d'ancrage pour un créneau de rendez-vous.

3. Les listes de sponsors

Les sponsors investissent beaucoup dans l'événement : ils seront donc présents en nombre. Les niveaux de sponsoring indiquent aussi quelles entreprises disposent d'un budget pour votre catégorie. Traitez les sponsors comme les exposants : renseignez-vous sur l'entreprise, puis trouvez la bonne personne par vos canaux habituels.

4. L'application de l'événement, consultée avec votre propre compte

Beaucoup d'événements disposent d'une application ou d'une plateforme officielle où les participants inscrits peuvent se voir mutuellement et demander des rendez-vous. Si vous êtes inscrit, vous pouvez la parcourir avec votre propre compte, dans le respect des conditions de la plateforme, et envoyer des demandes de rendez-vous avec ses propres outils.

Restez dans une démarche personnelle. Le commercial regarde, le commercial décide, le commercial envoie. Des outils comme Hallway incluent une extension de navigateur, le Clipper, qui permet à un commercial de marquer les personnes qu'il trouve dans l'application de l'événement, connecté avec son propre compte : ces noms rejoignent ainsi la liste cible sans recopier les données à la main.

5. Les listes opt-in de l'organisateur dans les offres exposants

Certains organisateurs incluent, dans une offre de sponsoring ou d'exposant, une liste de participants qui ont accepté d'être contactés par les exposants. Demandez à votre contact chez l'organisateur ce qui est inclus, comment le consentement a été recueilli et quels usages sont autorisés. Lisez les conditions. Certaines n'autorisent le contact qu'avant le salon, d'autres uniquement après, d'autres seulement via les propres e-mails de l'organisateur.

6. Les publications publiques du type « on se voit à… »

Dans les semaines qui précèdent un salon, des personnes annoncent publiquement qu'elles y participent, y interviennent ou y organisent quelque chose. Ce sont des signaux qu'elles ont choisi de partager. Lisez-les, notez ceux qui sont pertinents et prenez contact personnellement en faisant référence à la publication. Ne les extrayez pas en masse.

7. Votre CRM

La source la plus négligée est celle que vous possédez déjà. Filtrez votre CRM sur les comptes du secteur et de la région de l'événement :

• Opportunités ouvertes et deals au point mort.
• Clients actuels que vous pourriez rencontrer pour de l'upsell.
• Anciens clients avec qui il vaut la peine de renouer.
• Contacts d'événements passés qui vous ont demandé de rester en contact.

Croisez ensuite ces résultats avec l'annuaire des exposants et les pages des intervenants. C'est à l'intersection que naissent vos meilleurs rendez-vous.

Transformer ces sources en une seule liste cible

Chaque source a un rôle différent. Voici comment elles se comparent.

Regroupez-les dans une seule liste cible, avec une colonne indiquant la source de chaque fiche. Vous aurez besoin de cette colonne pour le RGPD, et elle vous aide à voir quelles sources génèrent des rendez-vous. Une fois la liste prête, notre guide sur comment prendre rendez-vous avant un salon professionnel explique quoi en faire, semaine par semaine.

Ce qu'il ne faut pas faire

Certains raccourcis semblent efficaces et vous coûtent cher ensuite. Évitez-les tous :

• Acheter des listes de participants obtenues par scraping. Elles sont souvent inexactes, les personnes qui y figurent n'ont jamais accepté d'être contactées, et leur écrire peut nuire à la réputation de votre domaine.
• Extraire en masse les données des applications d'événement ou de LinkedIn. L'extraction en masse enfreint généralement les conditions des plateformes et peut faire bannir vos comptes, ce qui vous prive aussi de votre accès légitime.
• Automatiser LinkedIn ou l'application de l'événement. Les bots qui envoient des demandes de connexion ou des messages à votre place enfreignent les règles de la plupart des plateformes. Chaque message doit être rédigé et envoyé par une personne.
• Contourner les limites de débit ou les CAPTCHA. Ils existent précisément pour empêcher les comportements ci-dessus.
• Se connecter à la place de quelqu'un d'autre. Ne demandez pas à des collègues ou à des prestataires de partager leurs identifiants de l'application de l'événement, et n'utilisez pas d'outils qui se connectent au nom d'une autre personne.

Si l'argumentaire d'un fournisseur repose sur l'un de ces points, passez votre chemin.

Les bases du RGPD pour la prospection événementielle

Ceci ne constitue pas un conseil juridique : validez votre démarche avec votre équipe chargée de la protection des données. Voici les bases avec lesquelles travaillent la plupart des équipes B2B en Europe :

• Disposez d'une base légale. Pour la prospection B2B, beaucoup d'équipes s'appuient sur l'intérêt légitime. Documentez votre raisonnement dans une courte évaluation de l'intérêt légitime.
• Restez pertinent. Contactez des personnes dont le poste est lié à ce que vous proposez, à propos d'un sujet en rapport avec l'événement.
• Ne collectez que le nécessaire. Le nom, l'entreprise, le poste et l'e-mail professionnel suffisent généralement.
• Enregistrez la source. Notez d'où vient chaque contact, et quand.
• Facilitez la désinscription. Une phrase suffit : « Si ce n'est pas pertinent pour vous, dites-le-moi et je ne vous relancerai pas. » Puis respectez-la.
• Fixez une règle de conservation. Supprimez les contacts d'événement qui n'ont pas interagi au bout d'une période définie.
• Vérifiez les règles locales sur l'e-mail. Certains pays appliquent des règles plus strictes aux e-mails non sollicités, même vers des adresses professionnelles.

Pour aller plus loin, lisez notre guide sur le RGPD et les leads d'événement.

Checklist avant de lancer la prospection

• Annuaire des exposants et plan du salon passés en revue pour repérer les comptes cibles.
• Pages des intervenants et des sponsors vérifiées.
• Application de l'événement parcourue avec votre propre compte, dans le respect de ses conditions.
• Organisateur interrogé sur les listes opt-in et les usages autorisés.
• Publications publiques notées une par une, pas extraites en masse.
• CRM filtré et croisé avec la liste des exposants.
• Source enregistrée pour chaque contact.
• Aucune liste achetée ou obtenue par scraping dans le fichier.
• Formulation de désinscription prête pour chaque message.

Une liste construite de cette façon est plus courte. Elle est aussi exacte, défendable et remplie de personnes qui ont une raison de vous rencontrer.

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