Teamkoordination auf der Messe: ein Verantwortlicher pro Lead

Schicken Sie fünf Vertriebsmitarbeiter ohne Plan auf eine Messe, und zwei von ihnen pitchen denselben Interessenten, während ein prioritärer Account niemanden zu Gesicht bekommt. Ein koordiniertes Messeteam arbeitet mit einer einzigen Shortlist, mit einem Verantwortlichen pro Interessent und einem gemeinsamen Überblick über alle Termine und Notizen. So richten Sie das vor, während und nach dem Event ein.

Ein Verantwortlicher pro Interessent

Jede Person auf der Shortlist erhält genau einen Verantwortlichen, bevor die Ansprache beginnt. Diese Person sendet die E-Mails, vereinbart den Termin und übernimmt das Follow-up. Andere können an Terminen teilnehmen, aber nur eine Person trägt die Verantwortung.

Nutzen Sie eine feste Reihenfolge von Regeln, damit niemand verhandeln muss:

Halten Sie die Regeln schriftlich fest und teilen Sie sie. Bei Unstimmigkeiten entscheiden die Regeln, nicht die Hierarchie.

Ist ein Verantwortlicher nicht auf der Messe, entscheiden Sie, ob eine Kollegin oder ein Kollege den Termin übernimmt oder ob der Verantwortliche die Ansprache aus der Ferne führt. So oder so bleibt der Verantwortliche verantwortlich.

Termine direkt bei der Buchung zuweisen

Termine kommen aus verschiedenen Richtungen: Antworten auf die Ansprache, eingehende Anfragen über die Event-App, spontane Besucher am Stand und Empfehlungen von Kunden. Jeder Termin muss innerhalb von Stunden bei der richtigen Person landen, nicht erst nach Tagen.

1. Prüfen Sie zuerst den Verantwortlichen. Steht der Interessent auf der Shortlist, geht der Termin an den Verantwortlichen.
2. Wenden Sie für neue Namen dieselben Regeln an. Account-Verantwortlicher, dann Gebiet oder Branche, dann Auslastung.
3. Prüfen Sie Terminkonflikte im Kalender. Ist der Verantwortliche bereits verplant, übernimmt eine Kollegin oder ein Kollege den Termin, und der Verantwortliche erhält die Notizen.
4. Bestätigen Sie den Treffpunkt. Eigener Stand, der Stand des Interessenten, ein Café. Tragen Sie ihn in die Einladung ein.
5. Informieren Sie das Team. Ein gemeinsamer Kalender oder eine Terminliste zeigt, wer wen wann trifft.

Hallway weist jeden gebuchten Termin nach Account-Verantwortlichem, dann nach Gebiet oder Branche und dann nach Auslastung zu, sodass diese Entscheidungen fallen, sobald die Termine eingehen.

Doppelansprache vermeiden

Von Doppelansprache spricht man, wenn zwei Ihrer Vertriebsmitarbeiter dieselbe Person kontaktieren oder ihr etwas pitchen. Das wirkt unorganisiert und lässt Interessenten rätseln, wem sie vertrauen sollen.

Verhindern Sie das mit ein paar Regeln:

• Eine gemeinsame Shortlist. Während des Eventzeitraums prospektiert niemand aus einer privaten Liste.
• Erst beanspruchen, dann kontaktieren. Möchte ein Vertriebsmitarbeiter jemanden ansprechen, der noch nicht auf der Liste steht, fügt er die Person hinzu und prüft zuerst die Zuständigkeit.
• Nur der Verantwortliche schreibt. E-Mails, LinkedIn- und Event-App-Nachrichten kommen vom Verantwortlichen. Jede Nachricht wird von dieser Person von Hand geschrieben und gesendet.
• Begegnungen auf der Messe sind in Ordnung. Wenn Sie in der Halle auf den Interessenten eines Kollegen treffen, seien Sie freundlich, fassen Sie sich kurz, halten Sie eine Notiz fest und informieren Sie den Verantwortlichen. Vereinbaren Sie keinen separaten Termin.
• Ein Thread pro Account. Stehen mehrere Personen aus einem Unternehmen auf der Liste, stimmen Sie sich ab, damit sie nicht fünf verschiedene E-Mails erhalten.

Das Team vor der Messe vorbereiten

Ein kurzes Briefing eine Woche vor dem Event spart vor Ort Stunden. Behandeln Sie darin:

• Die Shortlist mit Verantwortlichen und Prioritätsstufen
• Die Rolle jeder Person: Standleitung, Floor Walker, Experte, Gastgeber des Side-Events
• Den Zeitplan: Standschichten, gebuchte Termine, zu besuchende Sessions
• Den Hallenplan mit markierten Zielständen
• Das Notizformat, das alle verwenden
• Die KPIs, über die Sie berichten: angestrebte Terminquote, durchgeführte Termine, erfasste Gespräche pro Vertriebsmitarbeiter

Geben Sie Floor Walkern eine Route, die ihre Termine nach Hallen bündelt. Lesen Sie dazu, wie Sie Ihre Route über die Messe planen.

Tägliche Stand-ups durchführen

Zwei kurze Meetings am Tag halten alle auf dem gleichen Stand.

Morgen-Stand-up: 15 Minuten

1. Die heutigen Termine je Vertriebsmitarbeiter, mit Lücken oder Konflikten
2. Prioritäre Zielkontakte, die noch nicht getroffen wurden, und wer heute versucht, sie zu erreichen
3. Änderungen: Absagen, neue Buchungen, Verschiebungen
4. Standbesetzung für den Tag

Abendlicher Abschluss: 10 Minuten

1. Durchgeführte Termine und No-Shows
2. Noch nicht erfasste Notizen
3. Heiße Leads, die morgen früh ein Follow-up brauchen
4. Was sich für den nächsten Tag ändern sollte

Halten Sie beide Meetings kurz und im Stehen ab. Braucht ein Thema mehr als zwei Minuten, besprechen Sie es separat.

Gemeinsame Notizen führen

Notizen sind das Wertvollste, was Ihr Team mit nach Hause bringt. Sie sind auch das Erste, was verloren geht. Halten Sie sie innerhalb weniger Minuten nach jedem Gespräch fest, solange Sie sich noch an die Details erinnern.

Verwenden Sie ein festes Format, das 20 Sekunden dauert:

• Wer: Name, Rolle, Unternehmen
• Bedarf: das Problem in einer Zeile
• Interesse: heiß, warm oder kalt
• Nächster Schritt: was vereinbart wurde und bis wann
• Verantwortlich: wer das Follow-up übernimmt

Ein Beispiel:

Jana Novak, Head of Ops, Kestrel Payments. Wiederholungsversuche bei grenzüberschreitenden Kartenzahlungen schlagen fehl. Warm. Möchte Preise und in zwei Wochen eine 30-minütige Demo mit ihrem Risk Lead. Verantwortlich: Tom.

Wenn die Notizen an einem gemeinsamen Ort liegen, kann die Person, die einen Termin übernimmt, vorher die Gesprächshistorie lesen, und der Verantwortliche sieht, was in einem Termin passiert ist, den er verpasst hat.

Laut Freemans 2025 Commercial Trends Report sagen 96 % der Besucher, dass es ihnen durch praktische Erfahrungen auf einem Event leichter fällt, sich intern für einen Kauf einzusetzen. Gute Notizen helfen Ihnen, auf diesen Erfahrungen aufzubauen, statt nach der Messe wieder bei null anzufangen.

Übergabe an Account Executives nach der Messe

In vielen Unternehmen sind die Menschen, die das Event betreuen, nicht diejenigen, die den Deal abschließen. Bei der Übergabe versickert Pipeline.

Legen Sie einen klaren Standard fest:

1. Innerhalb von 24 Stunden: jede Notiz erfasst und jeder Kontakt im CRM, mit dem Event getaggt.
2. Am nächsten Morgen: Follow-ups durch den Verantwortlichen für jeden durchgeführten Termin gesendet.
3. Innerhalb von 48 Stunden: qualifizierte Opportunities an den Account Executive übergeben, mit Notizen und dem vereinbarten nächsten Schritt.
4. Vorstellungs-E-Mail: Der Verantwortliche für das Event stellt den Account Executive per E-Mail vor, damit der Interessent weiß, mit wem er rechnen kann.
5. Eine Woche später: Der Verantwortliche für das Event prüft, ob der nächste Schritt stattgefunden hat.

Personen, die auf der Shortlist standen, aber nicht getroffen wurden, kommen in einen separaten Nurture-Track. Das Timing der Nachrichten finden Sie im Follow-up-Leitfaden für Messen.

Checkliste für die Teamkoordination

• Shortlist mit einem Verantwortlichen pro Interessent
• Zuständigkeitsregeln schriftlich festgehalten und geteilt
• Rollen für jedes Teammitglied vergeben
• Briefing eine Woche vor der Messe durchgeführt
• Gemeinsamer Terminkalender mit Orten
• Regel „Erst beanspruchen, dann kontaktieren“ vereinbart
• Stand-ups am Morgen und am Abend eingeplant
• 20-Sekunden-Notizformat vereinbart
• Notizen innerhalb von 24 Stunden erfasst
• Übergabe an Account Executives innerhalb von 48 Stunden

Wenn das Event vorbei ist, sehen Sie sich die Zahlen pro Vertriebsmitarbeiter gemeinsam an: durchgeführte Termine, erfasste Gespräche und Geschwindigkeit des Follow-ups. Nutzen Sie sie zum Coaching, nicht für Schuldzuweisungen.

Starten Sie eine kostenlose 14-tägige Testphase von Hallway und steuern Sie Ihre nächste Messe über eine gemeinsame Shortlist. Wenn Sie Ansprache und Terminvereinbarung lieber abgeben möchten, werfen Sie einen Blick auf unseren Done-for-you-Service.