Erstgespräch vor der Messe: den Intro-Call vorab buchen

Die meisten Messetermine verbringen die ersten zehn Minuten mit „Was macht Ihr Unternehmen eigentlich genau?“. Ein Erstgespräch vor dem Event löst dieses Problem. Buchen Sie zwei bis vier Wochen vor der Messe einen 15-minütigen Intro-Call, klären Sie die Grundlagen per Video und nutzen Sie die Zeit auf der Messe, um über den Deal zu sprechen.

Warum ein Gespräch vor der Messe den Termin verändert

Die Zeit vor Ort ist knapp und laut. Sie haben 20 bis 30 Minuten in einer vollen Halle, oft mit einem Gegenüber, das schon auf den nächsten Termin schielt. Diesen Slot für eine grundlegende Bedarfsanalyse zu nutzen, verschwendet die teuersten Minuten Ihres gesamten Eventbudgets.

Ein kurzes Gespräch vor der Messe leistet drei Dinge:

• Es qualifiziert. Sie erfahren, ob es ein echtes Problem, einen Zeitplan und einen Budgetverantwortlichen gibt, bevor Sie einen Terminslot vergeben.
• Es gibt die Agenda vor. Sie wissen, was Sie zeigen, wen Sie mitbringen und was Sie vorbereiten sollten.
• Es erhöht die Erscheinungsquote. Wer bereits mit Ihnen gesprochen hat, erscheint mit höherer Wahrscheinlichkeit, weil der Termin jetzt einen Zweck hat, dem er zugestimmt hat.

Einkäufer wollen auf Events in die Tiefe gehen. In Freemans 2025 Commercial Trends Report gaben 84 % der Besucher an, dass ihnen Gespräche mit Fachexperten auf ihrem wichtigsten Event sehr oder äußerst wichtig sind. Das Erstgespräch verrät Ihnen, welchen Experten Sie mitbringen sollten.

Wem Sie das Erstgespräch anbieten

Nicht jeder Zielkontakt braucht vorab ein Gespräch. Bieten Sie es dort an, wo der Termin vor Ort sonst bei null beginnen würde.

Die letzte Zeile ist wichtig. Wenn jemand antwortet „Ich bin dieses Jahr nicht dabei“, hält das Gespräch den Kontakt am Leben, statt ihn zu beenden.

Timing: zwei bis vier Wochen vorher

Mehr als vier Wochen vorher kennen die meisten ihren Messeplan noch nicht und legen sich nicht fest. Weniger als zwei Wochen vorher sind die Kalender voll und die besten Slots vor Ort vergeben.

Eine typische Abfolge sieht so aus:

1. Fünf bis sechs Wochen vorher: Shortlist aufbauen und Verantwortliche festlegen.
2. Vier bis fünf Wochen vorher: erste E-Mail mit dem Angebot eines 15-minütigen Gesprächs senden.
3. Zwei bis vier Wochen vorher: die Gespräche führen.
4. Ein bis zwei Wochen vorher: den Termin vor Ort bestätigen und die Agenda senden.
5. Messewoche: am Vortag eine kurze Erinnerung senden.

Einen vollständigen Zeitplan für die Messevorbereitung finden Sie im Beitrag dazu, wie Sie Termine vor einer Messe vereinbaren.

Formulierungen, mit denen das Gespräch zustande kommt

Halten Sie die Nachricht kurz, im Nur-Text-Format und senden Sie sie aus Ihrem eigenen Postfach. Nennen Sie das Event, geben Sie einen Grund, warum sich die 15 Minuten lohnen, und bieten Sie zwei konkrete Zeiten an.

Betreff: Vor der Money20/20 Hallo Maria, ich habe gesehen, dass Kestrel Payments zur Money20/20 nach Amsterdam kommt. Wir helfen Payment-Teams, die Quote fehlgeschlagener Transaktionen zu senken, und ich möchte unsere Zeit auf der Messe gern sinnvoll nutzen statt mit einem allgemeinen Pitch. Würde Ihnen ein 15-minütiges Gespräch am kommenden Dienstag- oder Mittwochvormittag passen? Ich würde Ihnen ein paar Fragen zu Ihrem aktuellen Setup stellen, und danach können wir entscheiden, ob sich eine Demo mit unserem Solutions Lead auf der Messe für Sie lohnt. Viele Grüße, Tom

Ein Follow-up vier oder fünf Tage später kann noch kürzer sein:

Hallo Maria, ich wollte kurz nachhaken. Falls ein Gespräch vorab nicht passt, finden wir auch gern einfach 20 Minuten auf der Messe. Was ist Ihnen lieber?

Diese zweite Option ist wichtig. Manche Menschen möchten sich nur einmal treffen. Akzeptieren Sie das und buchen Sie direkt den Slot vor Ort. Weitere Varianten finden Sie in unseren E-Mail-Vorlagen für die Zeit vor dem Event.

Wenn Sie zusätzlich auf LinkedIn Kontakt aufnehmen, schreiben und senden Sie jede Nachricht selbst. Eine einzeilige Notiz mit Bezug auf die E-Mail genügt.

Eine Agenda für 15 Minuten

Fünfzehn Minuten vergehen schnell. Nutzen Sie eine feste Struktur, damit Sie mit allem herausgehen, was Sie brauchen.

1. Minute 0–2: Sagen Sie, warum Sie sich gemeldet haben und was Sie sich von dem Gespräch erhoffen.
2. Minute 2–8: Fragen Sie nach dem aktuellen Setup und danach, was den Anstoß gibt, sich gerade jetzt umzusehen.
3. Minute 8–11: Fragen Sie, wer noch beteiligt ist und wer aus dem Team zur Messe kommt.
4. Minute 11–14: Schlagen Sie eine Agenda für den Termin vor Ort vor.
5. Minute 14–15: Buchen Sie den Slot vor Ort, bevor Sie auflegen.

Fragen, die gut funktionieren:

• „Was müssten Sie auf der Messe sehen, um zu wissen, ob sich ein zweiter Blick lohnt?“
• „Wen müssten Sie sonst noch überzeugen, und ist diese Person auch vor Ort?“
• „Wenn das gut läuft, wie geht es dann bei Ihnen weiter?“
• „Gibt es etwas, das wir vorab vorbereiten sollen, etwa Preise oder einen Integrationscheck?“

Machen Sie im Gespräch keine Demo. Die Demo ist der Grund, sich persönlich zu treffen.

Aus Gesprächen Termine vor Ort machen

Das Gespräch zahlt sich nur aus, wenn es in einem bestätigten Termin mit klarem Zweck endet.

• Buchen Sie live. Senden Sie die Einladung noch während des Gesprächs. Geben Sie Halle, Standnummer oder Treffpunkt an.
• Fassen Sie am selben Tag zusammen. Zwei oder drei Zeilen: was Sie gehört haben, die vereinbarte Agenda, wer von Ihrer Seite dabei ist.
• Bringen Sie die richtige Person mit. Wenn nach Compliance gefragt wurde, bringen Sie jemanden mit, der Compliance-Fragen beantworten kann.
• Bereiten Sie etwas Konkretes vor. Eine Demo mit einem Szenario, das zum Setup passt, eine grobe Preisspanne oder einen Integrationsplan.
• Halten Sie die Notizen dort fest, wo das Team sie sieht. Wer den Termin vor Ort übernimmt, sollte zuerst die Gesprächsnotizen lesen.

In Hallway liegen die Gesprächsnotizen auf der Karte des Interessenten direkt neben dem gebuchten Slot, sodass eine Kollegin oder ein Kollege, die bzw. der den Termin übernimmt, nicht unvorbereitet ins Gespräch geht.

Eine gute Zusammenfassung sieht so aus:

Vielen Dank für Ihre Zeit heute, Maria. Wie besprochen: Bei grenzüberschreitenden Kartenzahlungen treten bei Ihnen Fehler bei Wiederholungsversuchen auf, und Sie möchten vor der Q1-Planung verschiedene Ansätze vergleichen. Auf der Messe am Mittwoch um 11:00 Uhr (Halle 5, Stand C12) zeigt Ihnen Anna aus unserem Solutions-Team ein Retry-Setup, das Ihrem ähnelt. Jonas aus Ihrem Risk-Team ist herzlich eingeladen, dazuzukommen.

Wenn das Gespräch zeigt, dass es nicht passt

Manchmal zeigt das Gespräch, dass es kein Projekt, kein Budget oder nicht die richtige Ansprechperson gibt. Das ist ein gutes Ergebnis. Sie haben einen Terminslot für jemanden freigehalten, der ihn nutzen wird.

Bedanken Sie sich, fragen Sie, ob jemand anderes im Unternehmen für das Thema zuständig ist, und nehmen Sie den Kontakt in einen leichten Nurture-Track auf. Wie Sie das Tempo dafür wählen, lesen Sie unter Event-Leads nachbearbeiten, die Sie verpasst haben.

Checkliste für das Erstgespräch

Nutzen Sie diese Liste für jedes Gespräch, das Sie buchen:

• Shortlist segmentiert und Verantwortliche zugewiesen
• Erste E-Mail vier bis fünf Wochen vor der Messe gesendet
• Follow-up vier bis fünf Tage später gesendet, mit der Option „einfach auf der Messe treffen“
• Feste 15-Minuten-Agenda vorbereitet
• Slot vor Ort gebucht, bevor das Gespräch endet
• Einladung enthält Halle, Stand oder Treffpunkt
• Zusammenfassung per E-Mail am selben Tag gesendet
• Passende Kollegin, passender Kollege oder Experte für den Termin bestätigt
• Gesprächsnotizen im Datensatz des Interessenten hinterlegt
• Erinnerung für den Tag vor dem Termin eingeplant

Verfolgen Sie zwei Zahlen: wie viele Gespräche zu Terminen vor Ort geführt haben und wie viele dieser Termine tatsächlich stattgefunden haben. Vergleichen Sie sie mit Zielkontakten, die direkt einen Termin vor Ort gebucht haben. Dieser Vergleich zeigt Ihnen, wo sich der zusätzliche Schritt lohnt.

Wenn Sie Shortlist, Timing der Ansprache, Zuständigkeiten und Erinnerungen an einem Ort steuern möchten, starten Sie eine kostenlose 14-tägige Testphase von Hallway. Wenn Sie die Ansprache lieber von jemand anderem durchführen lassen möchten, werfen Sie einen Blick auf unseren Done-for-you-Service.