Side-Event zur Messe: Dinner mit den richtigen Gästen füllen

Ein kleines Dinner oder Frühstück während einer Konferenz kann mehr Pipeline bringen als drei Tage am Messestand. Es kann aber auch ein halb leerer Tisch mit einer hohen Rechnung werden. Der Unterschied liegt selten an der Location oder am Menü. Er liegt daran, wen Sie einladen, wann Sie einladen und wie Sie mit den Tagen dazwischen umgehen. Dieser Leitfaden führt Sie Schritt für Schritt durch die Aufgabe, ein Side-Event auf einer Konferenz mit den richtigen Menschen zu füllen.

Zuerst das Format wählen

Das Format entscheidet darüber, wer kommt und wie viele Plätze Sie brauchen. Wählen Sie es, bevor Sie die Liste aufbauen.

Für die meisten B2B-Vertriebsteams ist ein gesetztes Dinner oder Frühstück für 12 bis 16 Personen ideal. Es ist klein genug für echte Gespräche und groß genug, um den Aufwand zu rechtfertigen. Setzen Sie Ihre eigenen Leute zwischen die Gäste. Planen Sie einen Gastgeber aus Ihrem Team pro vier oder fünf Gäste ein.

Prüfen Sie die Konferenzagenda, bevor Sie einen Termin wählen. Meiden Sie den Abend der großen Party und den Abend vor der wichtigsten Keynote. Ein Frühstück am zweiten Tag ist oft leichter zu füllen als ein Dinner am ersten Tag.

Die Gästeliste aufbauen

Beginnen Sie mit einer Zielliste der Accounts, die Sie im Raum haben möchten, und finden Sie dann die richtigen Personen in jedem davon. Gute Quellen sind:

• Ihre offene Pipeline und ins Stocken geratene Deals mit Kontakten, die teilnehmen
• Zielaccounts aus Ihrem Vertriebsteam
• Referenten und Podiumsteilnehmer der Konferenz
• Aussteller und Teilnehmende aus öffentlichen Listen und der Event-App
• Bestandskunden, die gut über Sie sprechen können
• Partner, die ein relevantes Publikum mitbringen

Mehr dazu, wo Sie Teilnehmende finden, lesen Sie in unserem Leitfaden zu Quellen für Teilnehmerlisten von Messen.

Den Raum bewusst mischen

Die Gäste sind das Produkt. Menschen kommen wegen der anderen Personen am Tisch zu einem Dinner, nicht wegen Ihres Pitches. Streben Sie eine Mischung wie diese an:

• Überwiegend Interessenten auf ähnlicher Ebene und in verwandten Rollen
• Zwei oder drei zufriedene Kunden, die über echte Ergebnisse sprechen können
• Ein oder zwei Personen mit einer klaren Haltung, etwa ein Referent oder Analyst
• Ihre eigenen Gastgeber, über den Tisch verteilt

Halten Sie die Hierarchieebene einheitlich. Eine Runde von Finanzleitern öffnet sich nicht, wenn die Hälfte der Plätze an Junior-Analysten geht.

Mit Plan mehr Gäste einladen, als Plätze vorhanden sind

Nicht jeder wird zusagen, und nicht jeder, der zusagt, wird kommen. Laden Sie mehr Menschen ein, als Sie Plätze haben, und zwar in Wellen. Ein einfacher Ansatz für ein Dinner mit 15 Plätzen (zur Veranschaulichung):

1. Welle 1: 25 Gäste mit höchster Priorität einladen
2. Welle 2: eine Woche später 15 weitere einladen, um Lücken zu füllen
3. Eine kurze Warteliste mit Personen führen, die Sie in den letzten Tagen noch einladen können

Halten Sie den Status jeder Person fest: eingeladen, zugesagt, abgesagt, keine Antwort, bestätigt. Schicken Sie die nächste Welle erst, wenn Sie wissen, wo die erste steht.

Einladungen richtig timen

Das Timing zählt genauso viel wie die Formulierung. Zu früh kennen die Menschen ihren Zeitplan noch nicht. Zu spät sind ihre Abende bereits verplant.

Bei großen Konferenzen sind die Abende früh belegt. Beginnen Sie bei einem großen Event eine Woche früher als in diesem Zeitplan.

Eine Einladung schreiben, auf die Menschen antworten

Verschicken Sie die Einladung von einer Person, nicht von einer Marke. Nutzen Sie Ihr eigenes Postfach und reinen Text. Sie sollte sich wie eine Nachricht von einem Kollegen lesen, nicht wie ein Flyer.

Betreff: Dinner mit Heads of Payments, Dienstag auf der Money20/20 Hallo Daniel, ich lade am Dienstag um 19:30 Uhr zu einem kleinen Dinner für 14 Heads of Payments ein, in einem Restaurant zehn Minuten vom Messegelände entfernt. Thema ist, wie Teams im Jahr 2027 mit grenzüberschreitendem Settlement umgehen. Zu den Gästen gehören Payments-Verantwortliche einiger europäischer Fintechs und einer der Referenten des Settlement-Panels. Keine Präsentationen, nur ein gutes Essen und ein offenes Gespräch. Möchten Sie dabei sein? Sobald Sie zusagen, schicke ich Ihnen die Details. Sam

Das funktioniert, weil es konkret ist. Die Einladung nennt Zielgruppe, Thema, Uhrzeit und Größe. Sie sagt, was nicht passieren wird (Präsentationen). Sie stellt eine einzige Frage. Das im Betreff genannte Event ist nur ein Beispiel.

Vermeiden Sie „exklusiv“, „VIP“ und lange Absätze über Ihr Unternehmen. Erwähnen Sie Ihr Unternehmen nur in Ihrer Signatur.

Weitere Formulierungen für Einladungen finden Sie in unseren E-Mail-Vorlagen vor dem Event.

Bestätigungen und Erinnerungen

Eine Zusage drei Wochen vorher ist keine Verpflichtung. Auf Konferenzen ändern sich Pläne häufiger als irgendwo sonst. Bestätigen und erinnern Sie in drei Schritten.

1. Eine Woche vorher: „Ich freue mich auf Dienstag. Ich wollte kurz bestätigen, dass Sie weiterhin dabei sein können. Haben Sie besondere Ernährungswünsche?“ Bitten Sie um eine Antwort. Die Frage nach der Ernährung gibt Ihrem Gast einen Grund zu antworten.
2. Einen Tag vorher: Schicken Sie Adresse, Uhrzeit, einen Kartenlink und Ihre Mobilnummer. Halten Sie es kurz.
3. Am Tag selbst, morgens: eine einzeilige persönliche Nachricht. „Wir sehen uns heute Abend um 19:30 Uhr. Schreiben Sie mir gern, falls sich etwas ändert.“

Wenn jemand nicht auf die Bestätigung eine Woche vorher antwortet, fassen Sie einmal nach. Kommt weiterhin keine Antwort, gehen Sie davon aus, dass die Person nicht kommt, und laden Sie jemanden von Ihrer Warteliste ein.

Gäste, die nicht auf E-Mails antworten, können Sie auch mit einer kurzen Nachricht über LinkedIn oder die Event-App erreichen. Schreiben und verschicken Sie diese Nachrichten selbst, eine nach der anderen. Nutzen Sie dafür keine Automatisierung.

Mit No-Shows umgehen

Auch bei guten Bestätigungen sollten Sie mit ein paar leeren Plätzen rechnen. Planen Sie dafür.

• Bestätigen Sie der Location eine finale Personenzahl, die einige No-Shows berücksichtigt
• Setzen Sie Gastgeber flexibel, damit leere Stühle niemanden isolieren
• Halten Sie zwei oder drei lokale Kontakte bereit, die Sie kurzfristig einladen können
• Fragen Sie Ihr eigenes Team auf der Konferenz, ob jemand als Ersatz-Gastgeber dazukommen kann
• Laufen Sie No-Shows während des Dinners nicht hinterher; konzentrieren Sie sich auf die Gäste, die gekommen sind

Schicken Sie No-Shows nach dem Event eine kurze, herzliche Nachricht: „Schade, dass wir Sie am Dienstag verpasst haben. Mich würde trotzdem interessieren, wie Ihr Team mit Settlement umgeht. Passt Ihnen nächste Woche ein 20-minütiges Telefonat?“ Viele No-Shows sind einfach überbucht, und die Einladung hat trotzdem Wohlwollen aufgebaut.

Nach dem Event nachfassen

Das Dinner ist nicht das Ergebnis. Die Termine danach sind es. Schreiben Sie, bevor Sie schlafen gehen, zu jedem Gast eine kurze Notiz: was ihm wichtig ist, was er gesagt hat und welcher nächste Schritt sinnvoll ist.

Verschicken Sie die Follow-ups am nächsten Morgen:

• Starkes Interesse: einen konkreten Termin mit zwei Zeitoptionen vorschlagen
• Gutes Gespräch, kein klarer Bedarf: bedanken und eine relevante Ressource teilen
• Kunden, die teilgenommen haben: sich persönlich bedanken; sie haben Ihnen einen Gefallen getan
• No-Shows: eine kurze Nachricht, die stattdessen ein Telefonat anbietet

Beziehen Sie sich in jeder Nachricht auf etwas vom Abend. „Sie erwähnten, dass Ihr Team das Settlement im zweiten Quartal zu einem neuen Anbieter verlagert“ ist weit besser als „Danke, dass Sie zum Dinner gekommen sind.“ Unser Playbook für das Messe-Follow-up enthält mehr zu Timing und Vorlagen.

Checkliste für Side-Events

• Format und Datum gewählt und mit der Konferenzagenda abgeglichen
• Location in bequemer Gehentfernung oder eine kurze Taxifahrt entfernt gebucht
• Zielliste mit einer bewussten Mischung aus Interessenten, Kunden und Meinungsführern erstellt
• Einladungen in Wellen aus einem persönlichen Postfach verschickt
• Status jeder eingeladenen Person erfasst
• Bestätigung eine Woche vorher, Erinnerung einen Tag vorher, Nachricht am Morgen des Events
• Warteliste und Ersatz-Gastgeber bereit
• Noch am selben Abend Notizen zu jedem Gast geschrieben
• Follow-ups am nächsten Morgen verschickt, auch an No-Shows

Hallway hilft Ihnen, die Gästeliste aus Teilnehmer- und Referentenquellen aufzubauen, auf das Event abgestimmte Einladungswellen aus Ihrem eigenen Postfach zu verschicken und nachzuverfolgen, wer bestätigt hat. Testen Sie Hallway 14 Tage kostenlos, oder lassen Sie unser Team den Tisch für Sie füllen, mit dem Done-for-you-Service.