Remplir votre événement en marge d'un salon ou d'une conférence

Un petit dîner ou un petit-déjeuner pendant une conférence peut générer plus de pipeline que trois jours sur un stand. Il peut aussi se résumer à une table à moitié vide et une addition salée. La différence tient rarement au lieu ou au menu. Elle tient à qui vous invitez, au moment où vous l'invitez, et à la façon dont vous gérez les jours qui précèdent. Ce guide détaille chaque étape pour remplir un événement en marge d'une conférence avec les bonnes personnes.

Choisissez d'abord le format

Le format détermine qui viendra et combien de places il vous faut. Choisissez-le avant de constituer la liste.

Pour la plupart des équipes commerciales B2B, un dîner assis ou un petit-déjeuner pour 12 à 16 personnes est le bon compromis. C'est assez petit pour de vraies conversations et assez grand pour justifier l'effort. Placez vos propres collaborateurs parmi les invités. Prévoyez un hôte de votre côté pour quatre ou cinq invités.

Consultez le programme de la conférence avant de choisir un créneau. Évitez le soir de la grande soirée officielle et la veille de la keynote la plus importante. Un petit-déjeuner le deuxième jour est souvent plus facile à remplir qu'un dîner le premier soir.

Constituez la liste d'invités

Partez d'une liste de comptes cibles que vous voulez voir autour de la table, puis identifiez les bonnes personnes dans chacun. Les bonnes sources :

• Votre pipeline ouvert et les deals au point mort dont des contacts participent
• Les comptes cibles de votre équipe commerciale
• Les intervenants et panélistes de la conférence
• Les exposants et participants issus des listes publiques et de l'application de l'événement
• Les clients existants qui peuvent parler de vous en bien
• Les partenaires qui apportent une audience pertinente

Pour savoir où trouver les participants, consultez notre guide sur les sources de listes de participants à un salon.

Composez la tablée volontairement

Les invités sont le produit. On vient à un dîner pour les autres personnes à table, pas pour votre pitch. Visez un mélange de ce type :

• Surtout des prospects de niveau similaire, à des fonctions proches
• Deux ou trois clients satisfaits capables de parler de résultats concrets
• Une ou deux personnes avec un point de vue affirmé, comme un intervenant ou un analyste
• Vos propres hôtes, répartis autour de la table

Gardez un niveau hiérarchique homogène. Une table de directeurs financiers ne se livrera pas si la moitié des places va à des analystes juniors.

Invitez plus que nécessaire, avec méthode

Tout le monde n'acceptera pas, et tous ceux qui acceptent ne viendront pas. Invitez plus de personnes que vous n'avez de places, par vagues. Une approche simple pour un dîner de 15 places (à titre d'illustration) :

1. Vague 1 : invitez 25 invités prioritaires
2. Vague 2 : une semaine plus tard, invitez-en 15 de plus pour combler les vides
3. Gardez une courte liste d'attente de personnes à inviter dans les derniers jours

Suivez le statut de chaque personne : invitée, a accepté, a décliné, sans réponse, confirmée. N'envoyez pas la vague suivante avant de savoir où en est la première.

Choisissez le bon moment pour inviter

Le timing compte autant que la formulation. Trop tôt, les gens ne connaissent pas encore leur emploi du temps. Trop tard, leurs soirées sont déjà prises.

Les grandes conférences remplissent les soirées tôt. Pour un événement majeur, commencez une semaine plus tôt que ce calendrier.

Rédigez une invitation à laquelle on répond

Envoyez l'invitation au nom d'une personne, pas d'une marque. Utilisez votre propre boîte mail et du texte brut. Elle doit se lire comme un mot d'un collègue, pas comme un flyer.

Objet : Dîner entre responsables paiements, mardi à Money20/20 Bonjour Daniel, J'organise un petit dîner pour 14 responsables paiements mardi à 19 h 30, dans un restaurant à dix minutes du salon. Le thème : comment les équipes gèrent le règlement transfrontalier en 2027. Parmi les invités, des responsables paiements de plusieurs fintechs européennes et l'un des intervenants de la table ronde sur le règlement. Pas de présentation, simplement un bon repas et une conversation ouverte. Souhaitez-vous une place ? Je vous enverrai les détails dès votre confirmation. Sam

Cela fonctionne parce que c'est précis. L'invitation nomme l'audience, le thème, l'horaire et la taille. Elle dit ce qui n'aura pas lieu (des présentations). Elle pose une seule question. L'événement cité dans l'objet n'est qu'un exemple.

Évitez « exclusif », « VIP » et les longs paragraphes sur votre entreprise. Ne mentionnez votre entreprise que dans votre signature.

Pour d'autres formulations d'invitation, consultez nos modèles d'e-mails avant un événement.

Confirmations et rappels

Une acceptation trois semaines à l'avance n'est pas un engagement. Les plans changent plus pendant les conférences que n'importe où ailleurs. Confirmez et rappelez en trois étapes.

1. Une semaine avant : « J'ai hâte d'être à mardi. Je voulais simplement confirmer que vous pouvez toujours vous joindre à nous. Avez-vous des contraintes alimentaires ? » Demandez une réponse. La question sur l'alimentation leur donne une raison de répondre.
2. La veille : envoyez l'adresse, l'horaire, un lien vers le plan et votre numéro de portable. Restez bref.
3. Le jour même, le matin : un message personnel d'une ligne. « À ce soir, 19 h 30. Envoyez-moi un SMS en cas de changement. »

Si quelqu'un ne répond pas à la confirmation d'une semaine avant, relancez une fois. S'il ne répond toujours pas, considérez qu'il ne viendra pas et invitez quelqu'un de votre liste d'attente.

Vous pouvez aussi envoyer un court message via LinkedIn ou l'application de l'événement aux invités qui ne répondent pas aux e-mails. Rédigez-les et envoyez-les vous-même, un par un. N'utilisez pas d'automatisation pour cela.

Gérer les absences

Même avec de bonnes confirmations, attendez-vous à quelques places vides. Anticipez-les.

• Confirmez au lieu un nombre final qui tient compte de quelques absences
• Placez les hôtes de façon souple pour que les chaises vides n'isolent personne
• Gardez deux ou trois contacts locaux que vous pouvez inviter au dernier moment
• Demandez à votre propre équipe présente sur la conférence si quelqu'un peut se joindre comme hôte de secours
• Ne courez pas après les absents pendant le dîner ; concentrez-vous sur les invités présents

Après l'événement, envoyez aux absents un mot court et chaleureux : « Dommage de ne pas vous avoir vu mardi. J'aimerais quand même savoir comment votre équipe gère le règlement. Un appel de 20 minutes la semaine prochaine vous conviendrait-il ? » Beaucoup d'absents sont simplement débordés, et l'invitation a tout de même créé un capital de sympathie.

Relancez après l'événement

Le dîner n'est pas le résultat. Ce sont les rendez-vous qui suivent. Avant d'aller vous coucher, rédigez une courte note sur chaque invité : ce qui compte pour lui, ce qu'il a dit et la prochaine étape pertinente.

Envoyez les relances le lendemain matin :

• Intérêt marqué : proposez un rendez-vous précis avec deux options d'horaire
• Bonne conversation, sans besoin clair : remerciez et partagez une ressource pertinente
• Clients présents : remerciez-les personnellement ; ils vous ont rendu service
• Absents : un mot court proposant plutôt un appel

Faites référence à un moment de la soirée dans chaque message. « Vous m'expliquiez que votre équipe passe le règlement chez un nouveau prestataire au deuxième trimestre » vaut bien mieux que « Merci d'être venu au dîner ». Notre guide de relance après un salon professionnel en dit plus sur le timing et les modèles.

Checklist de l'événement parallèle

• Format et date choisis, vérifiés par rapport au programme de la conférence
• Lieu réservé à distance de marche ou à une courte course en taxi
• Liste cible constituée avec un mélange réfléchi de prospects, de clients et de voix influentes
• Invitations envoyées par vagues depuis une boîte mail personnelle
• Statut suivi pour chaque invité
• Confirmation une semaine avant, rappel la veille, message le matin même
• Liste d'attente et hôtes de secours prêts
• Notes rédigées sur chaque invité le soir même
• Relances envoyées le lendemain matin, y compris aux absents

Hallway vous aide à constituer la liste d'invités à partir des sources de participants et d'intervenants, à envoyer depuis votre propre boîte mail des vagues d'invitations calées sur l'événement, et à suivre qui a confirmé. Commencez gratuitement pendant 14 jours, ou laissez notre équipe remplir la table pour vous grâce au service clé en main.